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Conseils pour changer de logiciel de comptabilité

20 novembre 2015
Posted by Alain Bradon

Vous passez d’un logiciel de compta gratuit à une solution plus complète pour accompagner la croissance de votre entreprise ? Vous souhaitez passer du système de licence au mode SaaS pour gagner en flexibilité et réduire vos coûts ? Vous n’êtes plus content de votre fournisseur actuel ? Vous devez adopter un outil compatible avec le nouveau logiciel de votre expert comptable ? Quelle que soit votre motivation à changer d’éditeur, une bonne préparation est la clé d’un changement réussi.

Trouvez le bon éditeur

Un cahier des charges doit définir précisément vos attentes. Listez de manière exhaustive toutes les fonctionnalités (basiques et annexes) dont vous avez besoin, ainsi que vos exigences en matière d’ergonomie, de prise en main, etc. Sur la question du prix, attention aux coûts cachés comme les mises à jour, le dépannage, la formation…

Lorsque vous retenu quelques noms d’éditeurs fiables, intéressez-vous à leur mode de distribution respectif, en direct ou par un réseau de revendeurs, afin d’évaluer son accessibilité ; le cas échéant, voyez s’il dispose d’une hotline et quelle en est la réactivité. Regardez également la fréquence des mises à jour pour vous assurer d’utiliser un outil respectueux des évolutions règlementaires et protégé des menaces informatiques actuelles ou à venir.

Choisissez la bonne période

Idéalement, attendez la fin de l’année civile pour basculer vers un nouveau logiciel afin de pouvoir conserver toutes les données correspondantes dans un outil unique. De plus, cela vous permet de faire la paie de décembre et d’éditer sans problème la Déclaration annuelle des données sociales (DADS), à rendre en janvier.

D’un point de vue comptable, si votre exercice ne se termine pas au 31 décembre, vous pouvez alors procéder après la clôture des comptes, même en milieu d’année civile, et démarrer l’exercice suivant sur votre nouveau programme.

Mais comme comptabilité et paie sont le plus souvent combinées dans une suite logicielle unique, pour éviter les dysfonctionnements, il est plus judicieux de basculer en même temps… mais avec un filet de sécurité !

Observez une transition suffisante

Si possibles, travaillez en duplication sur les deux programmes pendant un ou deux mois. Notamment lorsque les présentations diffèrent, vous aurez à saisir à nouveau toutes les informations de paie et données sociales. De même en comptabilité, vous devrez récupérer vos données et les transférer, soit par exportation directe depuis l’ancien outil, soit via un tableur.

C’est l’occasion de faire le ménage dans la base de données en supprimant les doublons dans les fiches fournisseurs et clients, en corrigeant les codes de produits…

Sollicitez l’accompagnement de votre nouvel éditeur

Votre éditeur doit vous accompagner tout au long de la migration, vous conseiller en fonction de l’infrastructure existante, effectuer le transfert des données sans risque. Une formation des utilisateurs finaux s’impose en outre, de préférence lors des périodes creuses (après la déclaration de TVA par exemple). Elle peut se faire par le revendeur ou à distance.

Enfin, conservez toujours l’ancien logiciel au moins sur un poste afin d’accéder à l’historique, et éventuellement, effectuer des rééditions à la demande de l’Administration.

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